Sobre este Software
En resumen, el software Layla-facturación es un software que permite:
- registrar y emitir facturas, boletas con detalle, guías de despacho y notas de crédito/débito.
- registrar facturas recibidas, además de guías y notas de crédito/débito.
- emitir cotizaciones, notas de venta, órdenes de compra y solicitudes de cotización.
- registrar pagos de clientes y pagos a proveedores.
- llevar la cuenta de cheques cobrados/por cobrar, pagados/por pagar.
- ayudar a controlar el stock.
- asignar vendedores a las ventas.
- generar diversos informes.
- ser usado en varios computadores, que estén en red, leyendo la misma base de datos.
- emitir varios documentos electrónicos, como factura y boleta electrónica (tienen costo adicional).
Le ayuda a saber:
- cuáles son sus "mejores" clientes.
- qué, cuándo y cuánto ha comprado tal cliente.
- cuánto está pendiente/vencido por parte de clientes o por usted respecto a proveedores.
- el historial de pagos de cliente(s) o de usted.
- el listado de sus facturas y sus totales en un período, respecto a compras, y respecto a ventas.
- el stock y el detalle de su historial.
- las guías sin facturar.
- lo pendiente de una nota de venta(pedido).
- etc.
El software puede ser usado en red, o sea en varios equipos, estando la base de datos en sólo uno de ellos. Con control de acceso mediante contraseñas y permisos distintos para cada uno.
Soporta impresoras de matriz de puntos(varios modelos). Ahora existe la factura electrónica, que usa impresora corrientes, pero se permite seguir usando guías de despacho de talonario y además hay boletas con detalle de talonario. En tal caso, no habría problema.
Es posible la actualización automática del stock a partir de documentos tributarios (facturas, guías, etc.) emitidos o recibidos. También la actualización directa debido a mermas u otro concepto. No sólo se pueden consultar los numeritos en el stock sino que el historial de actualizaciones.
Puede registrar vendedores, y asignar vendedores a facturas, pudiendo listar las facturas para un vendedor en particular y conocer los totales, o ver los montos de venta para cada uno de los vendedores en un solo informe.
Hay funcionalidad para registrar otros tipos de "gastos". Con monto, fecha, descripción y tipo. Se pueden listar los gastos por período y saber los totales. La funcionalidad es simple, pero podría ser de algún uso como complemento.
Permite facturar varias guías a la vez. Maneja impuestos adicionales al IVA. Permite facturar ya sea a casa matriz o a sucursal de cliente, etc.
Sobre esta Guía
Esta guía describe generalmente el programa e intenta resolver algunas dudas que pudieran surgir. No es un completo manual de usuario, después de todo, muchos módulos del software desglosan los pasos a seguir en el mismo, desplegando por ejemplo "paso 1: haga esto", "paso 2: haga esto otro" etc.
Qué hago primero
Debería configurar la impresión en sus documentos (Opciones->Configurar Impresión), si es que no fue ya hecho por el vendedor o necesita actualizar. Hay una sección más abajo sobre el tema.
Otra cosa es ir a Precios->Opciones, para que usted indique si maneja precios con o sin IVA. En cuanto a otras opciones, hay una sección más abajo sobre el tema de Listas de Precio.
También debe ir a Ventas->Opciones, para indicar los tipos de factura y otros que usará por defecto, o si en sus boletas por defecto se omite el cliente, también el número en que partirá el correlativo de cotizaciones, etc. También vaya a Compras->opciones.
Puede luego pre-registrar Clientes frecuentes (Fichas->Ficha Clientes), pre-registrar Proveedores frecuentes (Fichas->Ficha Proveedores), y pre-registrar productos (Fichas->Productos y Otros). Observe que los Descuentos y Recargos globales TAMBIÉN se pre-registran, y lo ideal es crear un descuento por cada descuento posible, es decir, por ejemplo, un "Descuento 3%", un "Descuento 5%", etc. para no estar cambiando el % y la descripción del descuento durante facturación.
Existe una función en Opciones->otros->importar Productos/Clientes/Proveedores que sirve para cargar información de Excel, aunque es una operación muy delicada y es mejor que la carga la realice quien le da el soporte. Si la usa, úsela con mucho cuidado, y use la función para borrar columna para cuando no se quiere importar lo que esté en alguna columna. Es una operación pensada para usar sólo al principio y muy infrecuentemente. De todas formas el vendedor probablemente ya efectuó esta carga de excel si usted facilitó bien la información.
Si desea manejar bien el stock desde el principio con el programa, cuando esté a punto de partir, debe indicar las bodegas que usted maneja (Stock->Definir bodegas) y normalmente debe registrar una toma de inventario (Stock->Vales de Toma de Inventario->Registrar Toma de Inventario) para indicar el stock que tiene al principio. Fíjese también en Stock->Opciones, y confirme las opciones que estén colocadas.
Puede considerar también registrar sus últimos documentos, por ejemplo, facturas del último mes, o impagas, guías del último mes, o que están sin facturar, etc. Tome en cuenta que si tomó el stock en una fecha dada pero finalmente ingresará las facturas de tiempo anterior a esa fecha, el stock no cuadrará por lo por ejemplo podría no actualizar el stock por esas facturas, o sea hay que planear de que forma se subirá el stock existente. Hay una sección más abajo sobre STOCK que debiera revisar.
Note lo siguiente: si usted viene de otro sistema de facturación, se recomienda que se realice la carga de los dtes emitidos y recibidos, y de los libros de compra y venta (se puede hacer si usted viene del portal mipyme, en otros casos habrá que revisar la función de respaldo de xml que tenga el software antiguo)
Configuración de Impresión
La necesidad de esta acción es que el programa pueda imprimir los datos que tiene que imprimir en facturas, guías, etc. en las posiciones que debe ser o acorde a la información actualizada y registrada en el sii.
También hacer que otros documentos como las cotizaciones y las órdenes de compra lleven los datos de su empresa.
Sobre la impresión de facturas y otros documentos tributarios:
1) Note que todas las impresoras en que vaya a imprimir documentos tributarios no electrónicos (guías de despacho o boletas de talonario), las debe registrar en el programa (Opciones->Configurar Impresión->Impresoras para documentos tributarios). Lea ahí la ayuda provista. También puede registrar acá impresoras que quiera dejar como por defecto para imprimir(se puede por tipo de documento), y se aconseja registrar las impresoras térmicas para boleta electronica para marcar que son de rollo de 80 o 58 mm si fuera el caso.
2) Sobre impresión en talonario(por ej. Guías de despacho de talonario):
Diríjase a Opciones->configurar impesión->en guías de despacho(o el documento que corresponda) y verá que hay una serie de números. Son medidas en milímetros. Debe ud. indicar, para cada dato que usted requiera imprimir, las posiciones "x" e "y" en que debe aparecer en el documento cada dato indicado. Las coordenadas 'x' deben ingresarse en las primeras casillas y las 'y' en las segundas. Por ejemplo, para las facturas, un valor (x, y) igual a (30, 40) para el campo 'Día', significará que el día de las fechas de las facturas, (por ejemplo, "11" o "12") aparecerá 30 milímetros más a la derecha y 40 milímetros más abajo que el tope superior izquierdo de la factura.
Las posiciones X apuntan al extremo izquierdo de la palabra, frase o cantidad, a menos en los casos que se indica lo contrario(algunas cifras se alinean a la izquierda por tanto hay que indicar su extremo derecho). Las coordenadas Y apuntan a su piso. Tanto X e Y no se refieren a las líneas que puedan haber a la izquierda o abajo de cada dato sino a efectivamente a los bordes de lo que se va a imprimir.
Si usted no desea que un campo sea impreso en el documento, deje los campos correspondientes vacíos.
Es lo ideal que en este paso usted ingrese las medidas de verdad. Si después al probar la impresión, sale todo corrido, eso se arregla con el dato Ajuste x,y que se puede indicar en la ficha de la impresora en el paso 1).
Por eso también no es bueno probar imprimir desde el principio con una fotocopia de factura o factura nula. Pruebe con una hoja en blanco primero y vea si se equivocó al ingresar alguna medida. Puede comparar al trasluz con el documento original y no importa si tiene que mover la hoja para que calce. Realice alguna corrección en las medidas indicadas si es necesario. Luego una vez que de esta manera está ok, mida cuanto salió corrida la impresión, pues la cantidad de milímetros los debe indicar en la ficha de la impresora (paso 1) en el ajuste x, y como ahí se indica. Sólo al final después de eso puede probar con una factura nula (no fotocopia porque suelen salir ligeramente corridas).
Cuando al imprimir, usted seleccione una impresora de la ventana de diálogo donde sale la lista de impresoras, el programa usará la configuración que usted haya escogido para ella. Los previews en el programa son a veces sólo aproximados, en especial podrían alcanzar a toparse a lo largo de una fila dos datos en el preview, pero no en la impresión final.
Observación: cuando configure y tenga que efectuar pruebas, deje guardada la factura(o lo que sea) primero. Y pruebe imprimir desde el módulo de consulta de factura (por ejemplo Ventas->facturas->revisar factura por número) porque en la pantalla de emisión de factura no se actualizan los cambios que usted hace en la configuración de inmediato.
3) Sobre la impresión de cotizaciones, solicitudes de cotización, órdenes de compra y notas de venta:
Puede cambiar algo en Opciones->configurar impresión->de cotizaciones(o lo que corresponda). En la primera pantalla que ve está lo que se imprime arriba en el documento. También necesariamente deberá modificar lo que se imprime en el pié de página en la pestaña del mismo nombre.
Configurar Usuarios
Para controlar el acceso al programa usted puede limitar a que funciones puede acceder cada quien, asignando "permisos". También indicar un horario en el cual poder conectarse y estación de trabajo. Esto es en Opciones->configurar permisos->definir usuarios y permisos.
Se registre lo que se registre, el usuario administrador siempre puede acceder desde el pc servidor a cualquier hora, sólo necesita su password en ese caso.
Sobre la lista de permisos:
- Los nombres de los permisos comienzan con un prefijo para ubicar mejor la opción en el menú del programa.
- Los permisos con prefijo que dice excepción (en pestaña excepciones), operan al revés, si tuvieran un OK estarían restringiendo.
- Hay prefijos que dicen vendedor, estos sólo surten efecto si el usuario está asignado a un empleado que es vendedor.
- Note que hay cosas interrelacionadas, si un usuario tiene permiso para facturar(o hacer guía), también podrá entonces actualizar el stock ya que al facturar se actualizaría éste. También si anula una factura.
- También note que aparte de estos permisos de usuario también es importante cuidar el tipo de personas con que trabaja, aunque si alguien apenas se maneja con el software, es más seguro limitar bien lo que haría con él porque se puede equivocar y modificar algo que no debe por error y provocar confusión.
La verificación de estación de trabajo para los usuarios sólo puede ser utilizada si en su red las estaciones tienen siempre la misma dirección IP. Si por el contrario dichas direcciones cambian dinámicamente, es mejor mantener desactivada la opción. Tanto esta opción como la del horario de conexión se pueden activar o desactivar en Opciones->configurar permisos->opciones.
Facturar
Debe indicar el cliente, si sabe que es nuevo indíquelo, sino, seleccione buscar y podrá buscarlo por RUT, nombre corto o partes cualquiera de su razón social. Verifique la dirección que saldrá arriba en la factura (generalmente esta verificación es más importante para guías de despacho si es que usted pone la dirección de destino arriba), si hay que registrar una nueva sucursal debe hacerlo. La siguiente pestaña sólo se muestra si el cliente tiene guías sin facturar, sino nos vamos ya a la pantalla donde debe confirmar la fecha, condición de pago, e ir agregando los detalles de la factura. Los totales se van recalculando automáticamente a partir de los detalles. Los botones descuento o recargo son para agregar un descuento o recargo global. Si desea mostrar un descuento unitario para sólo un item, en el mismo detalle del ítem al lado del precio unitario puede indicarlo.
Mientras factura, para eliminar un detalle de la factura si se equivocó, selecciónelo y presione la tecla Suprimir (o 'Del' o 'Supr' dependiendo de su teclado). Para sólo corregir cantidad o precio, o especificar más la descripción, puede hacer doble click sobre él. Como la facturación se relaciona con el stock y la lista de precios se explica más en las secciones correspondientes.
Registrar Productos y otros Ítems facturables
Puede definir productos antes de facturar yendo a Fichas->Productos y Otros(fichas)->productos o bien a Fichas->Productos y otros(clasificación).
El uso de códigos para los productos es sólo opcional.
Como usted puede notar, los productos se registran en categorías(o tipos), lo que permite después tener informes por categorías.
Las "clasificaciones" constituyen una definición de categorías (muy complicado?) y el tener más de una permite poder subdividir los productos de más de una forma (o sea tener más de una lista de categorías).
La clasificación "General" es la por defecto, y no se puede eliminar, pero usted puede agregar más.
Si usted agrega un producto al momento de consultar los productos de una categoría, éste se agrega a esa categoría. Si usted tiene más clasificaciones, el producto quedará en la categoría "*sin clasificar *" de esa clasificación, al igual que si no especifica categoría al crear un producto desde otros módulos.
La creación de categorías sirve para poder filtrar, ordenar u organizar algunos informes por categoría de productos. Por ejemplo el típico ventas por categoría, o bien ordenar una lista de precios por categoría de productos, etc.
Modificaciones y eliminaciones en facturas y otros
Con tal de asegurar debidamente la integridad de la información, hay restricciones en cuanto a eliminación de información. Por ejemplo, no se puede eliminar una factura electrónica a menos que haya sido rechazada por el SII. Si se trata de una factura no electrónica tampoco se puede si ya registra pagos (en tal caso si realmente quiere hacerlo, debería eliminar sus pagos primero), asimismo no puede eliminar un cliente si ya registra documentos. Este comportamiento sobre todo no es una limitación sino que está diseñado así a propósito por buenas razones. En cuanto a modificaciones eso sí, podrían haber limitaciones un poco más cuestionables pero si no se permiten las necesitará algún día (corregir sucursal, vendedor, fecha vencimiento, entre otros).
Un problema que surge a veces es que se ha emitido una factura ya pero faltó un detalle o hay un precio erróneo. En la facturación electrónica uno ya no puede anular directamente un documento, entonces uno emite una nota de crédito para anular por ejemplo, y luego reemite la factura. Oe mite factura por lo que faltó facturar. O si sobró, sólo emite una nota de crédito por corrección de cantidad o precio, si con eso es suficiente. Hay una función que algunos usuarios no ven a la primera pero está en el primer paso de facturación, en el botón de tres puntos de arriba a la derecha, que al hacer click da opción de hacer una factura similar a otra.
Modificar el número y a veces el tipo de algunos documentos, por ejemplo una cotización, se puede hacer al consultar el documento y apretar en el botón de tres puntitos que está abajo a la derecha.
Informes que abarcan sólo facturas
No olvidar que algunos informes abarcan sólo facturas, o sólo facturas y boletas sin abarcar notas de crédito y débito. Así que éstos podrían no mostrar la estadística exacta o total de las ventas(o compras).
Registrar Pagos
Se pueden introducir en Cobros->registrar pagos, y Pagos->registrar pagos. Para ventas y compras respectivamente.
Además de los tipos de pagos más conocidos, existe algo llamado "Descuento". Descuento significa cualquier bonificación/descuento que se le haya hecho al cliente con posterioridad a la faturación. Básicamente es una forma de poder hacer cuadrar las cosas para cuando se emiten notas de crédito que involucran un descuento(por devoluciones u otra razón), ya que cuando se emite una nota de crédito el software no descuenta automáticamente la factura referida de la deuda, por lo que tendrá que usted bonificar aquí por el monto total en la nota de crédito, a las facturas que corresponda. Por supuesto puede que esté todo pagado, y entonces la bonificación de la nota de crédito debería aplicarse más adelante (puede llevar nota de eso en cobros(pagos)->listar notas de crédito, vista c/info de pagos). También se usa el tipo Descuento si hay unos pocos pesos que no se cobrarán, para que una factura que no se haya pagado justo no siga apareciendo como impaga indefinidamente.
Todos los pagos en el programa tienen que ser sobre ya sea: facturas, boletas y notas de débito emitidas, o facturas y notas de débito recibidas, o gastos. U órdenes de compra emitidas. En los pagos recibidos se soporta además registrar un pago que haya sido un anticipo al cual no se le haya emitido o registrado alguno de los anteriores, aunque en las compras no.
Cuando pagan con varios cheques, es necesario registrar un pago en el programa por cada cheque. Si por ejemplo, pagan cinco facturas con tres cheques, como el programa obliga a asignar factura(s) por cada cheque, usted debe elegir a que factura(s) asigna cada uno (el programa le avisará si selecciona facturas en exceso). Se guarda cada cheque por separado.
Si usted se equivocó al registrar un pago, si se equivocó en sobre qué facturas debía aplicarse, o en el monto, deberá BORRAR el pago (puede entrar desde el listado de pagos y haciendo doble click en el pago listado) y reingresarlo de nuevo. Sólo si se equivoca en otro tipo de datos, como el número del cheque, banco, fecha o número de operación, puede modificar directamente, al consultar el pago y usar botón Modificar.
Hay varios informes pero el que más se usa para saber que tiene que cobrar uno es el de listado de facturas, vista con info de pagos. Tendría que usted marcar el filtro para que muestre sólo lo que tiene deuda. Los otros informes más comunes son el listado de pagos y el listado de cheques.
Precios y Listas de Precios
Hay básicamente 2 tipos de Listas de Precios. Globales y Parciales. Las globales abarcan TODOS los productos y servicios, y las parciales usted manualmente debe indicar que productos o servicios incluyen. Se crean en Precios->definir listas de precios. Allí se pide un margen de venta para los productos y otro para los servicios. Para los productos es un margen que calcula el precio de venta a partir del costo del producto. Para los servicios, se aplica no sobre el costo sino sobre el precio de venta que esté definido para el servicio en su ficha. Esto no quiere decir que todos los productos vayan a tener siempre el mismo margen en una misma lista de precios, ese es sólo un margen por defecto para productos nuevos. En precios->modificar listas de precios, usted puede asignar un margen distinto a los productos que quiera. O bien puede asignar el valor exacto en pesos. En esa pantalla hay una columna que dice "QM", que puede tener de valor una M o un P. Significa "quien manda", si es que manda el margen, o si manda el precio fijo, o sea de eso depende que ocurre si el costo del producto cambia (si cambia el costo del producto, para los productos con una M en la columna QM, se modificará automáticamente su precio según su margen asignado, pero si tiene una P, el precio no se moverá solo y el que se ajustará será el margen).
A un cliente se le puede pre-asignar una lista de precios global, y superponer una lista de precios parcial. Siempre se le debe asignar una global, y opcionalmente una parcial. Cuando hay parcial asignada, esa tiene prioridad sobre la otra. Sin embargo lo que tiene más prioridad aún en determinar el precio de venta, son los llamados "precios especiales a clientes" donde se puede indicar específicamente que a tal cliente, tal producto se le vende a tal valor(eso se hace en precios->ver precios especiales a clientes).
Al mismo tiempo se pueden registrar descuentos adicionales para el caso de que se vendan una determinada cantidad de ciertos productos en una factura (definiendo ponderamiento de precios según cantidad y asignando a productos). Esto es en menú Precios->listas de precios según cantidad.
Stock en general
Note que el control de stock tiene que estar activado para que funcione. En Stock->opciones usted activa que se actualice el stock al facturar y emitir otros documentos. Además de eso, en la ficha de los productos hay un indicador que dice "Lleva stock?" que debe estar en Sí para que a ese producto por defecto se le controle el stock.
Luego de eso, cuando uno empieza a registrar stock en el programa, como uno normalmente tiene un stock actual que no es cero, uno luego registra una Toma de Inventario (Stock->Vales de Toma de Inventario->Registrar toma de inventario) para indicar los productos y stock que tiene al principio(antes de registrar facturas nuevas). Si usted tiene esta información en planilla excel bien registrado y ordenado, se opuede considerar cargar masivamente, favor contacte a soporte para esto para evitar cometer errores al intentar cargarla usted.
El programa a las actualizaciones de stock les llama Vales ya que llevan un correlativo y es posible imprimir esos movimientos. Actualización por Entrada o Salida, es un incremento o decremento en el stock. Toma de Inventario, es para definir la cantidad exacta de stock de un producto, no toma en cuenta el stock anterior.
Estas actualizaciones de stock se generan de dos formas:
- Directamente desde el menú de stock. Usted puede registrar los movimientos directamente. Por ejemplo, si existe una merma debería emitir un vale de salida. O si se quiere registrar una toma de inventario, debe registrar esto usted desde este menú.
- Al facturar, emitir guía, registrar compra, etc. también se registra automáticamente un vale. Por ejemplo, para una factura recibida se genera siempre un vale de entrada.
Note que al facturar, (si está activado el stock al facturar), hay un paso que dice "Actualización de stock". Parece algo redundante pero son esos detalles que van ahí los que determinan que es en definitiva lo que sale del stock. Porque es posible que no coincida exactamente con los detalles del documento. O que salgan de una u otra bodega. Entonces hay que especificar. Sobre todo en compras, es posible que el detalle del documento clasifique los productos de manera distinta a como lo hace usted. Por ejemplo, en la factura de compra dice "traje de cuero", pero para usted eso implica un pantalón y una chaqueta. Entonces usted en el paso de actualización de stock, acá sí se debe detallar como usted lo entiende para que se pueda incrementar bien el stock. En este último ejemplo, se puede definir un producto llamado "traje de cuero" en la ficha de productos, y en la ficha en la pestaña "Equivalencia de stock" dejar predefinido que consta de una chaqueta y un pantalón. Sin embargo, siempre será confuso vender en packs de esta forma ya que produce dicotomía en los movimientos de stock y la estadística de venta.
Además del informe en menú Stock->Consultar Stock, es muy importante por ejemplo el informe en Stock->ver Historial de Movimientos(listado vales). Ya que por si cualquier confusión o error, allí queda guardado el historial de los movimientos de stock(vales).
Que pasa si se equivocó usted en un vale. Al consultar un vale, arriba a la derecha se muestra un número de revisión, y se permite modificar los detalles del vale sólo creando una de dichas revisiones. Así quedará registro de las revisiones anteriores y que usuario del programa las registró.
Vale la pena aclarar que la actualización de stock propuesta automáticamente por una factura que abarca guías de despacho, por defecto sólo abarca el saldo de los detalles que no se incluyen en las guías mencionadas, si no agregó nada nuevo en la factura entonces nada. No se repetirá el movmiento de stock dos veces para los productos al facturar guías de despacho.
Importante: En el menú stock->ver historial de movimientos(listado vales), se puede ver el historial de movimientos de stock en su orden de aplicación en el programa. En este informe, toda operación que mueve stock por defecto queda AL FINAL, no importando la fecha del documento ni la del vale. Por ejemplo, si usted registra una factura de compra por compra de mercadería, que había hecho ayer y que a lo mejor ya se vendió incluso, al instante de guardar la factura, la entrada de stock quedará al final del historial. Entonces por eso usted puede y debe modificar el orden de aplicación del recálculo de stock (y de costos). Digamos por ejemplo, que no habíamos registrado una factura de compra de algo que entró ayer, pero ayer y hoy ya han habido ventas. Si yo registro esa factura recibida ahora, la entrada quedará al final del historial y quedará extraño, con las ventas no reflejando la rentabilidad real. En ese caso puede cambiar el orden de los movimientos de stock en este informe para poner la factura por la compra antes que las ventas que en realidad se hicieron después. Cuando hay tomas de inventario de hecho este asunto es crítico y hay que ordenar bien. Si ingresa una toma de inventario y después ingresa una compra o una venta de algo que había entrado o salido incluso antes de la toma de inventario, pues es súper importante venir a este informe a poner los movimientos en el orden correcto alrededor de la toma de inventario.
Es recomendable que haya mínimo una persona que entienda muy bien los módulos de stock en el programa. Que verifique todas las situaciones especiales (devoluciones, notas de crédito, documentos mal emitidos, etc). Póngase en el caso que se hace una guía de despacho pero a última hora se dan cuenta que falta algo y se anota simplemente con lápiz pasta en la guía lo pendiente, cosas así pasan. O que facturen una guía pero el facturador no siga el procedimiento normal y lo haga sin seleccionar la guía(entonces por defecto se rebajaría dos veces la mercancía del stock..) Normalmente llevar stock en el programa es harto más difícil que llevar los pagos por todas estas circunstancias.
Cálculo de costos y rentabilidad
El programa en la ficha del producto permite indicar un costo de referencia, este costo quedará como de referencia y como el costo actual inicial del producto, pero se usa poco. Ya que con después el costo actual del producto se recalcula según las compras efectuadas(o cualquier otra entrada de stock) y el stock previo del producto. Usando la lógica del costo promedio: por ejemplo, hay 5 mouses en stock y el costo de c/u es $2.000. Se compran otros 5 pero a un valor de $3.000, entonces el costo actual del producto queda en $2.500. Si se comprasen menos de 5, entonces el costo quedaría más cerca de $2.000 que de $3.000 (pues se ponderan los valores según la cantidad que hay y la que viene). Por ejemplo si se compran 2 nuevos entonces el costo nuevo quedará como ( (5*2000) + (2*3000) ) / 7 , es decir $ 2285.
En el caso de que entre el stock con guía de despacho, si la guía no está facturada, entra ese stock con el precio que dice la guía, pero si está facturada se usa el precio que diga la factura.
Las facturas y boletas van tomando de ahí los costos para calcular su rentabilidad. Le recomiendo revisar el informe en el menú más informes->listar facturas y boletas con info de costos, ahí sale una columna costo que muestra el costo que fue asignado a cada factura o boleta, y si hace un click en una factura/boleta, abajo sale el costo asignado por c/detalle.
Al recibir de vuelta mercadería con una nota de crédito de venta emitida, si la nota de crédito se emite por DEVOLUCIÓN, hay un vale de entrada de stock, y la mercadería volverá al stock con el mismo valor costo con el que salió.
Si se emite una nota de crédito por ANULACIÓN, en el programa sólo se devolverá el stock que salió con la factura. Es decir, si la factura no facturó guías de despacho, se comporta igual que si la nota de crédito fuera por devolución, pero si la factura facturaba guías de despacho, la nota de crédito no devolverá stock. Y queda la guía disponible para refacturar o sino, anular.
En todo caso usted puede corregir el costo actual del producto yendo al menú Costos->correcciones de costos, o bien en menú precios->modificar listas de precios apretando el botón abajo a la derecha con 3 puntitos. También usted puede modificar el costo que quedó asignado a cada detalle de una factura si va al menú más informes->listar facturas y boletas, vista con info de costos, donde abajo en cada detalle de factura o boleta seleccionada usted puede modificar el costo unitario de los detalles. 'PRO' significa costo promedio, o sea el calculado automáticamente. 'MAN' normalmente son los costos modificados por usted mismo en esta pantalla.
En el informe del menú costos->listar productos, vista con info de costos, también se habla de un costo de stock inicial. Este se refiere al costo de los productos incluso antes de procesar la primera factura de compra, que tiene sentido cuando hay un stock inicial indicado con toma de inventario (ya que el programa no permite indicar aún un valor de costo al registrar una toma de inventario). Al principio el costo de stock inicial toma el mismo valor de costo de referencia en la ficha del producto, pero usted aquí puede modificarlo.
Importante: En el menú stock->ver historial de movimientos(listado vales), se puede ver el historial de movimientos de stock en su orden de aplicación en el programa. En este informe, toda operación que mueve stock por defecto queda AL FINAL, no importando la fecha del documento. Puede usted modificar el orden de aplicación del recálculo del costo promedio. Digamos por ejemplo, que usted el mismo día compró 5 mouses y los vendió, pero registró primero la factura de venta. En ese caso puede cambiar el orden para poner la factura de compra primero si lo desea para que la venta alcance a reflejar ese costo... sino lamentablemente no lo hará automáticamente.
Todo esto es pensando idealmente en compra venta de artículos. El programa no ayuda a costear un trabajo o servicio facturado, pero puede asignar el costo manualmente en esos casos para que aparezcan bien los informes. Puede revisar el informe en menú Más->Listar Facturas Facturas y Boletas, vista c/info de costos, para aprender que productos están quedando con costo cero. Puede ser que no lleven stock, que no figuren en realidad en facturas de proveedores, o que sí figuren pero sólo su descripción y no hayan sido asignados los detalles. Nótese que registrar una factura de proveedor no garantiza que los productos ingresen a stock, pues los productos deben ser indicados bien. En particular si usted registra una factura de proveedor cuyo XML haya sido recibidos por sistema, por defecto se cargan unos detalles pero sin que estén asignados a sus productos, es decir, como si usted hubiera usado el botón "ítem libre" al registrar la factura. Al registrar una factura de proveedor desde el menú compras, y recoge los datos de un XML recibido de proveedor, se fijará que en la parte de los detalles aparecen pero con un asterisco. Y abajo tiene botón (corregir)"P" o "S" para marcar fila y cambiar a producto suyo registrado en vez de quedar como ítem o descripción libre.
No olvidar en la ficha de producto la pestaña "Cambio de costos" que muestra como se fue actualizando el costo registrado de un producto según la información registrada en el programa y puede ayudar a ver que puede haber pasado en caso de detectar algo raro en los informes de rentabilidad del producto.
Existen limitaciones en lo que es el tema del cálculo de los costos y por ende rentabilidad en el programa, que se detalla más abajo en el tema Limitaciones.
Puedo poner mi logo en el programa?
Sí, en el menú Opciones->opciones estéticas.
Están mis datos seguros?
La información se encuentra en el computador servidor y si tienen acceso a ese computador podrán copiar su base de datos y ver toda su información. Si además contase con el layla o lo copiase también, la podrá ver con toda comodidad. Al menos las contraseñas que usted registra en el software estarían bastante seguras incluso si copian sus archivos(porque están encriptadas), pero SOLAMENTE si los usuarios escogen buenas contraseñas, o sea: difíciles de adivinar, que NO sean un número, que NO sean sólo una palabra del diccionario o un nombre, y que tengan un largo apropiado (Layla sólo exige 6 caracteres, pero es mejor varios más). A veces para no complicarse a un usuario que no es jefe le dan todos los permisos de usuario. No se recomienda, considere que incluso hay un permiso de usuario que permite sacar una copia de la base de datos, otro para modificar el historial de movimientos de stock, etc.
Limitaciones Numéricas
La cantidad máx. admitida de decimales para todos los porcentajes, es de 2.
La cantidad máx. admitida de decimales para precios unitarios y para cantidades de cada producto (en factura o en stock) es de 6.
Otras "limitaciones"
En ninguna parte es posible incluir comillas simples. Si lo intenta, serán reemplazadas por un acento agudo(´).
En los campos que pueden consistir de más de una línea (por ejemplo, descripciones de productos) tampoco pueden incluirse doble slashes ("//"), ya que internamente ellas significan un fin de línea. Sin embargo en observaciones de personas (clientes, proveedores, etc.) y textos en la configuración de impresión de cotizaciones y órdenes de compra, sí se puede de todas formas escribir "http://".
No soporta impresoras fiscales. La boleta electrónica usa impresoras comunes y corrientes (tinta, láser, o impresora térmica no configurada como fiscal)
El modo de impresión "directo" se va a descontinuar. Era para guías de despacho u otros documentos tributarios impresos en impresoras de matriz de puntos. Y no soporta ciertos caracteres especiales.
Se soporta registrar sólo hasta 10 bodegas.
En el cálculo de costo promedio, hay una limitación importante a tener en cuenta:
No se consideran notas de crédito en los cálculos, cuando son por corrección de precios. Ni las notas de débito que las anulen. Si este tema es importante para usted, favor considere, no usar notas de crédito por corrección de precio, muchas gracias por su comprensión.
(C) 2004-2005-2006-2007, Antonio Diéguez,
programalayla@yahoo.com
http://www.layla.cl